オフィス移転の流れ・手順を把握しよう！
移転の検討で知っておくべきポイント

社内でオフィス移転や再編の話が出たら、最初に現在のオフィスの契約書を確認です。契約の内容次第で移転のスケジュールや費用に大きく影響する場合があるため、事前にしっかりと把握しておくことが大切です。

　i.解約予告期間の確認
　　　解約予告の提出期限は契約書に記載されています。
　　　解約予告の通知は書面で提出する必要があります。
　ii.原状回復について確認
　　　一般的なオフィスビルは原状回復が原則です。
　　　具体的にどのような状況に戻すのか、範囲、期限などは契約内容によって異なります。
　　　また工事業者が指定されている場合もあるため注意が必要です。
　　　しっかりと確認しましょう。
　iii.特約条項
　　　特約条項の確認も行い、現在のオフィスの退去に必要な対応を確認しましょう。

移転の目的、新しいオフィスの方針や目標を明確化することで、新しいオフィスの選定、レイアウト決定、オフィス家具の選定などの意思決定がスムーズになります。
また、オフィスの面積、設備、予算などから移転先の必須条件や要望事項などを整理しておくことが大切です。

スケジュールは、新オフィスの選定・レイアウト・各種工事期間、引っ越し作業、現在のオフィスの原状回復工事期間などを考慮して検討します。社内の各部署と情報連携を行い、移転に関連する課題や準備期間などを早めに共有することが大切です。移転が近づくにつれて、通常業務と移転作業で忙しくなりやすいため、移転に関する手続きや届出（行政、金融機関、郵便局など）、取引先への移転の挨拶状などは早めに社内関係者に相談しましょう。

新しいオフィスの選定は、上記「step2：移転の目的や方針、移転先の条件設定」で決定した内容をもとに行います。新しいオフィス探しに時間をかけすぎると全体スケジュールに無理が生じる場合があります。そうならないように新しいオフィス探しは不動産仲介業者と意思疎通を十分行いましょう。

オフィスの内装やデザインについて社内で要望を整理し、建設会社や内装の専門会社に相談します。提案されるレイアウトや内装のデザインは、お客さまの移転の目的や方針に沿った内容なのかを確認しながら進めます。
またオフィス家具などは、選定が遅れると、新しいオフィスの入居までに家具の搬入・設置が間に合わない可能性もあるため、大まかなレイアウトが決定した時点で、早めに見学や選定を進めましょう。

引っ越し業者に依頼して、現在のオフィスと新オフィスの両方の下見をしてもらい、費用の見積もりを依頼します。引越しの規模や時期によっては希望日に予約することができない場合があるので、早めに引っ越し業者に相談しましょう。
また、廃棄物の引き取りに対応しているかどうかも確認しておくと良いでしょう。

電話回線やインターネットなどの設備工事の手配も行います。移転後、スムーズに業務を開始できるよう事前に確認しましょう。

社員の移転準備は通常業務と並行で行うため、負担が大きくならないよう、社員への連絡は早めに行いましょう。社員への連絡内容は、移転スケジュール、各部署で行う準備や段取り、梱包・搬出、取引先への移転の連絡（挨拶状）などです。取引先・関係各所への連絡や挨拶状の送付、行政や金融機関への手続きの進捗は見える化を行い、遅延や抜け漏れを防止して進めましょう。また、新オフィスのルールの共有やオリエンテーションを行い、引っ越し後にスムーズに業務に移れるようにしましょう。

現在のオフィスの契約内容によりますが、一般的には、退去日までに借りる前の状態に戻してオフィスを明け渡します。

移転に関連するタスクは上記のstep1～9の他にもお客さまごとに多数あります。そのため、移転・再編の準備期間が短いほど移転担当者や社員の負担が大きくなりやすいです。
オフィスの移転や再編を成功させるためには、移転の話が出てからなるべく早い段階で移転の大きな流れや手順を把握するとともに、移転プロジェクトチームを立ち上げて計画的・効率的に進めていくことが大切です。

オフィスの移転・再編、リニューアル、拡張・縮小などのプロジェクトを成功に導くために日建設計コンストラクション・マネジメントのワークスタイルソリューションの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
お客さまの移転プロジェクトの開始から工事完了までトータルサポートを行います。初期段階で採用するほどその効果は大きくなります。
（業務の一例：移転の全体スケジュール管理、予算管理、社内の内部調整・意思決定に係る支援、設計や工事の発注・調整支援、引越し計画や原状回復工事に関する支援や助言など）
その他、各種ご相談は日建設計コンストラクション・マネジメントまでお気軽にご相談ください。